Hochzeitsplanung Anleitung: Die 5 ersten Schritte für die Planung eurer Traumhochzeit
- Kim | Hochzeitsplanerin
- 27. März
- 8 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 27. Apr.
Hochzeitsplanung: Ein früher Start ist entscheidend!
Frisch verlobt und die Hochzeitsplanung erst einmal auf „in ein paar Monaten“ verschieben? Das klingt verlockend – kann aber schnell zu einem Problem werden, wenn ihr plant, in einem oder anderthalb Jahren zu heiraten.
Natürlich spricht nichts dagegen, die Verlobung zunächst zu genießen und sich Zeit zu nehmen. Doch das ist vor allem dann sinnvoll, wenn ihr euch nicht für eine zeitnahe Hochzeit entschieden habt. Falls ihr jedoch innerhalb der nächsten ein bis anderthalb Jahre heiraten möchtet, ist es essentiell, frühzeitig mit der Hochzeitsplanung zu beginnen.
Besonders wichtig ist ein früher Start, wenn ihr in der Hochsaison von April bis Oktober und an einem Wochenende – vor allem an einem Samstag heiraten möchtet. Diese Termine sind nach wie vor die begehrtesten, weshalb Hochzeitslocations und Hochzeitsdienstleister oft weit im Voraus ausgebucht sind.
Plant ihr hingegen eine Hochzeit in der Nebensaison von November bis März oder an einem Wochentag, habt ihr mehr Flexibilität. In diesen Zeiträumen sind mehr Hochzeitslocations und Hochzeitsdienstleister verfügbar, was auch kurzfristige Planungen erleichtert.
Ein früher Planungsbeginn sichert euch nicht nur eure Wunschlocation und eure Wunschdienstleister, sondern reduziert auch den Stress, den eine kurzfristige Organisation mit sich bringen kann. Viele Hochzeitslocations und Dienstleister nehmen pro Datum nur eine Hochzeit an – wer zu spät dran ist, muss Kompromisse eingehen.
Deshalb: Nein, es ist nicht zu früh, mit der Hochzeitsplanung zu beginnen – selbst wenn eure Hochzeit erst in zwei Jahren stattfindet. Und falls ihr in 1,5 oder einem Jahr heiraten möchtet und noch nicht begonnen habt, dann solltet ihr am besten sofort starten!
Fünf Schritte-Anleitung für den perfekten Beginn in eure Hochzeitsplanung
Ein erfolgreicher Start in die Hochzeitsplanung hängt nicht nur davon ab, wann ihr beginnt, sondern vor allem, wie ihr startet. Einfach drauf los zu planen – ohne Struktur, ohne eine klare Anleitung und ohne klare Prioritäten – kann schnell zu unnötigem Stress und Chaos führen.
Als Hochzeitsplanerin kann ich es euch nur raten, von Anfang an einen konkreten Plan zu verfolgen. Denn die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge erhöhen nicht nur eure Planungseffizienz, sondern auch eure Chancen, eure Wunschdienstleister und eure Traumlocation zu sichern.
Welche fünf ersten Schritte ihr unbedingt in eurer Hochzeitsplanung angehen solltet, erfahrt ihr in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Schritt 1: Die Anzahl eurer Hochzeitsgäste bestimmen
Bevor ihr richtig in die Hochzeitsplanung einsteigt, solltet ihr einige grundlegende Entscheidungen treffen – und dazu gehört an erster Stelle die Anzahl eurer Hochzeitsgäste.
Warum ist das so wichtig? Weil die Gästezahl nahezu alle weiteren Planungsaspekte beeinflusst. Viele Kostenpunkte eurer Hochzeit hängen direkt von der Gästeanzahl ab, darunter:
Catering – Anzahl der Menüs und Getränke
Tischdekoration – Anzahl der Tische, Blumenarrangements und Platzkarten
Hochzeitstorte – Größe und Anzahl der benötigten Tortenstücke
Gastgeschenke – Budget pro Gast
Ihr seht: Es macht einen erheblichen Unterschied, ob ihr eine Hochzeit mit 45 oder 85 Gästen plant – sowohl in der Budgetplanung als auch in der gesamten Organisation.
Doch nicht nur euer Budget wird dadurch bestimmt – auch die Wahl der Hochzeitslocation hängt direkt mit der Gästezahl zusammen. Bevor ihr eine Hochzeitslocation anfragt, müsst ihr wissen, wie viele Personen dort Platz finden müssen.
Auch die Save-the-Date-Karten oder Einladungskarten können erst dann verschickt werden, wenn ihr eure Gästeliste finalisiert habt.
Tipp: Setzt euch gemeinsam hin und überlegt, wen ihr zu eurer Hochzeit einladen möchtet. Erstellt eine Gästeliste, die bereits nützliche Informationen enthalten kann:
Namen und Adressen eurer Hochzeitsgäste
Eventuelle Unverträglichkeiten oder Allergien
Anzahl der Plus-Ones oder Kinder
Diese Liste hilft euch nicht nur jetzt, sondern erleichtert euch auch die weitere Hochzeitsplanung enorm.
Fotos: Kristin Ernst
Schritt 2: Das Hochzeitsbudget festlegen
Auch wenn es schwer fällt, eine genaue Zahl festzulegen – für eine erfolgreiche Hochzeitsplanung ist es entscheidend, sich frühzeitig Gedanken über das Hochzeitsbudget zu machen. Dabei geht es nicht nur um eine grobe Schätzung, sondern um einen detaillierten Budgetplan, den ihr als Paar gemeinsam erstellt.
Setzt euch bewusst mit diesen Fragen auseinander:
Was können wir uns leisten?
Was möchten wir uns leisten?
Ein Budgetplan hilft euch, alle wichtigen Kostenpunkte aufzulisten und den Überblick zu behalten. Hierbei könnt ihr eine Spalte für geplante Kosten und eine Spalte für tatsächliche Kosten führen. So könnt ihr euer Budget während der Hochzeitsplanung regelmäßig anpassen und immer auf einen Blick sehen, wie viel finanzieller Spielraum noch bleibt.
Wie viel Budget benötigt ihr für eure Hochzeit? Die Frage nach den Gesamtkosten ist schwer zu pauschalisieren, da sie stark von euren Wünschen, der Region und der Wahl der Hochzeitslocation abhängt. Doch um euch eine erste Orientierung zu geben, hier ein wichtiger Kostenfaktor - Hochzeitslocation, Speisen und Getränke:
Durchschnittlicher Kostenpunkt: 180 Euro pro Gast
Beispiel: Bei 85 Gästen könnt ihr mit ca. 15.300 Euro für diese drei Bereiche rechnen
Wichtige Faktoren, die euer Budget beeinflussen sind:
Regionale Unterschiede: Je nach Bundesland oder Stadt können die Preise stark variieren
Art der Hochzeitslocation: Ein Schloss oder Luxushotel kostet mehr als eine rustikale Scheune
Catering-Ansprüche: Exklusives Menü vs. Buffet, umfangreiche Getränkepauschale vs. Basis-Paket
Als Weddingplanner kann ich euch aus Erfahrung sagen:Für eine hochwertige Hochzeit mit ca. 85 Gästen beginnt das Gesamtbudget in der Regel bei 30.000 Euro. In einem kostenfreien und unverbindlichen Beratungsgespräch kann – passend zu eurer individuellen Situation – ein erstes, grobes Budget realistisch eingeordnet werden. So bekommt ihr frühzeitig ein Gefühl dafür, mit welchen Kosten ihr rechnen könnt.
Schritt 3: Auf die Hochzeitslocation-Suche gehen
Nachdem ihr eure Gästeanzahl und euer Hochzeitsbudget festgelegt habt, könnt ihr euch der ersten großen Aufgabe eurer Hochzeitsplanung und gleichzeitig dem dritten Schritt dieser Anleitung widmen: der Suche nach eurer Traumlocation.
Die Wahl der Hochzeitslocation ist einer der wichtigsten Schritte, da sie das Fundament für euren gesamten Hochzeitstag bildet. Von ihr hängen viele weitere Entscheidungen ab – sei es das Catering, die Dekoration oder der Ablauf eurer Feier. Deshalb solltet ihr euch frühzeitig Gedanken darüber machen, wo und in welchem Rahmen ihr heiraten möchtet.
Überlegt euch, welcher Location-Typ zu euch passt. Träumt ihr von einer eleganten Märchenhochzeit in einem Schloss , einer rustikalen Feier in einer Mühle oder einer stilvollen Hochzeit in einem modernen Weingut ? Vielleicht zieht es euch auch in eine Hochzeitsburg oder ein modernes Hotel . Neben dem Stil spielt auch die Lage eine große Rolle. Wollt ihr in eurer Nähe heiraten oder ist es für euch in Ordnung, eine längere Anfahrt in Kauf zu nehmen? Vielleicht träumt ihr sogar von einer Hochzeit in einer anderen Stadt oder einem anderen Land.
Neben diesen Aspekten gibt es noch weitere wichtige Punkte, die ihr bei der Auswahl eurer Hochzeitslocation berücksichtigen solltet, unter anderem folgende: Gibt es eine Sperrstunde oder eine Lautstärkebegrenzung? Ist es möglich, einen eigenen Caterer mitzubringen oder seid ihr an bestimmte Dienstleister gebunden? Welche Möglichkeiten gibt es für eure Trauung – könnt ihr euch direkt vor Ort das Ja-Wort geben oder müsst ihr eine separate Traulocation suchen?
Nicht zu unterschätzen ist auch der Zeitaufwand, den die Suche nach der perfekten Location mit sich bringt. Die Recherche, das Anfragen von Angeboten, das Vereinbaren und Wahrnehmen von Besichtigungsterminen – all das nimmt mehr Zeit in Anspruch, als man anfangs vielleicht denkt. Da beliebte Locations, insbesondere an Samstagen in der Hauptsaison von April bis Oktober, oft weit im Voraus ausgebucht sind, solltet ihr mit eurer Locationsuche so früh wie möglich starten. Je eher ihr euch festlegt, desto größer sind eure Chancen, eure Traumlocation zu sichern – ohne Kompromisse eingehen zu müssen.
Schritt 4: Die Save The Dates versenden
Sobald ihr eure Hochzeitslocation gebucht habt, steht auch euer Hochzeitsdatum endgültig fest. Und genau das ist der perfekte Zeitpunkt, um eure Save-the-Date-Karten zu verschicken.
Die Save-the-Date-Karten haben die wichtige Funktion, eure Hochzeitsgäste frühzeitig über euren Hochzeitstermin zu informieren. Anders als die eigentlichen Einladungskarten müssen sie keine detaillierten Informationen wie die Adresse der Location oder den genauen Ablauf enthalten. Sie dienen ausschließlich dazu, dass sich eure Gäste den Termin reservieren können.
Da ihr zu diesem Zeitpunkt möglicherweise noch nicht euer endgültiges Designkonzept für die Hochzeit festgelegt habt, empfiehlt es sich, die Save-the-Dates eher schlicht und neutral zu gestalten. So bleiben sie flexibel und passen sich später problemlos an das Gesamtbild eurer Hochzeit an.
Schritt 5: Die ersten Hochzeitsdienstleister anfragen
Eure Gästeanzahl steht fest, das Hochzeitsbudget ist definiert, die Hochzeitslocation ist gebucht und eure Save-the-Date-Karten wurden verschickt – jetzt könnt ihr den nächsten großen Schritt in dieser Anleitung angehen: die ersten Hochzeitsdienstleister anfragen.
Auch hier ist die Reihenfolge entscheidend. Einige Dienstleister können pro Hochzeitstag nur eine Buchung annehmen, weshalb ihr diese unbedingt als Erstes anfragen solltet. Dazu gehören unter anderem:
Musiker für die Trauung, den Sektempfang oder die Feier
Freie Trauredner, die nur eine Zeremonie pro Tag begleiten
Stylistinnen für Brautstyling und Make-up
DJs für eine musikalische Begleitung, beispielsweise ab dem Sektempfang
Wedding Day Manager/Zeremonienmeister, die den Ablauf koordinieren
Fotografen & Videografen, die nur eine Hochzeit pro Tag begleiten können
Unterhaltungskünstler wie Karikaturisten oder Magier
Wedding Content Creator, die Behind-The-Scenes Aufnahmen einfangen
Caterer, wenn die Location keine eigene Gastronomie hat
Da diese Dienstleister oft weit im Voraus ausgebucht sind, solltet ihr sie so früh wie möglich anfragen.
Nehmt euch bei der Auswahl wirklich die Zeit für persönliche Kennenlerntermine, sei es bei einem Treffen oder über einen Videocall. Gerade bei Dienstleistern, die euch den ganzen Tag begleiten – wie Fotografen, Videografen und Musiker – ist es wichtig, dass ihr euch gut versteht und die Chemie stimmt. Schließlich ist eure Hochzeit einer der wichtigsten Tage in eurem Leben, und ihr solltet euch mit eurem Team rundum wohlfühlen.
Welche Themen stehen noch in der Hochzeitsplanung an?
Auch wenn die ersten fünf Schritte den Grundstein für eure Hochzeit legen, gibt es noch viele weitere wichtige Aspekte, die ihr im Laufe der Planung berücksichtigen müsst.
Ein zentrales Thema ist der Ablauf- bzw. Tagesplan eurer Hochzeit. Die Gestaltung eures Zeitplans hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie entspannt oder hektisch euer großer Tag verläuft. Wichtig ist dabei eine gute Balance aus festen Programmpunkten und ausreichend Pufferzeiten, sodass keine Hektik aufkommt, aber auch keine langen Wartezeiten entstehen. Fließende Übergänge zwischen den einzelnen Programmpunkten sorgen für eine angenehme Dynamik und ein rundes Erlebnis für euch und eure Gäste.
Auch das Design eurer Hochzeit ist ein entscheidender Punkt. Die Dekoration, Floristik, Papeterie und Hochzeitstorte spielen eine große Rolle, wenn es darum geht, euer individuelles Hochzeitskonzept zum Leben zu erwecken. Ob klassisch-elegant, modern oder boho-inspiriert – jedes Detail trägt zur Gesamtwirkung eurer Hochzeit bei. Auch ich als Weddingplanner gestalte in jeder Planung ein individuell auf das Brautpaar zugeschnittenes Hochzeitskonzept.
Darüber hinaus gibt es viele weitere organisatorische Themen, die im Laufe der Hochzeitsplanung auf euch zukommen werden. Dazu gehören unter anderem:
Detailabsprachen mit den Hochzeitsdienstleistern und der Hochzeitslocation
Logistik & Technik – vom Mikrofon für die Trauung bis zur Beleuchtung der Tanzfläche
Koordination & Organisation am Hochzeitstag – wer sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft?
Sitzordnung & Gästemanagement – wer sitzt wo und gibt es besondere Anforderungen?
Kinderbetreuung & Unterhaltung für die jüngsten Gäste
Fotos: Kristin Ernst
Fazit: So gelingt ein reibungsloser Start in die Hochzeitsplanung
Ein stressfreier Start in die Hochzeitsplanung beginnt mit einer ausreichenden Vorlaufzeit. Je früher ihr euch mit den wichtigsten Schritten beschäftigt, desto entspannter könnt ihr planen – ohne Zeitdruck und unnötige Hektik.
Doch Zeit allein reicht nicht aus. Einfach "irgendwie" anzufangen, ohne eine klare Struktur oder Prioritäten, kann schnell ins Chaos führen. Eine gut durchdachte Planung gibt euch nicht nur Sicherheit, sondern erleichtert auch die gesamte Organisation eurer Hochzeit.
Deshalb: Geht die Hochzeitsplanung strukturiert und in der richtigen Reihenfolge an. So erhöht ihr die Wahrscheinlichkeit, dass ihr eure Wunschdienstleister und eure Traumlocation bekommt. Am Ende geht es darum, dass ihr genau die Hochzeit feiert, die zu euch passt und die ihr euch so sehr wünscht – und das gelingt am besten mit einem klaren Plan, einer strukturierten Anleitung und der richtigen Herangehensweise.
